Portée
Cette politique s’applique aux renseignements personnels recueillis au moyen du site, des formulaires, de l’espace membre public, de l’infolettre et des communications électroniques de la Maison.
Renseignements recueillis
- Identité et coordonnées : nom, courriel, téléphone, ville et pays.
- Informations professionnelles ou organisationnelles transmises dans une demande d’adhésion, de partenariat, de formation ou de projet.
- Préférences d’infolettre, langue et preuve de consentement.
- Contenu librement transmis dans un message ou un formulaire.
- Données techniques minimales nécessaires à la sécurité, au diagnostic et au fonctionnement du service.
Finalités
- Répondre aux demandes et les acheminer au département compétent.
- Évaluer les adhésions, projets, partenariats, inscriptions et intentions de contribution.
- Envoyer l’infolettre aux personnes qui y ont expressément consenti.
- Assurer la sécurité, prévenir les abus et améliorer le fonctionnement du portail.
- Respecter les obligations légales, réglementaires et de gouvernance applicables.
Consentement et choix
Le consentement est demandé au moment de la collecte lorsque requis. L’inscription à l’infolettre est distincte des autres demandes et peut être retirée en tout temps. Le refus de fournir une information facultative n’empêche pas l’accès général au site.
Utilisation et communication
L’accès est limité aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin pour accomplir une fonction autorisée. La Maison ne vend pas les renseignements personnels. Une communication peut survenir avec un fournisseur technologique soumis à des engagements de confidentialité, ou lorsqu’elle est autorisée ou exigée par la loi.
Hébergement et transferts
Les données peuvent être traitées au Canada ou dans d’autres territoires par des fournisseurs d’infrastructure. Avant une communication hors Québec, la Maison s’engage à considérer les risques et à mettre en place des mesures contractuelles et de sécurité adaptées.
Conservation et destruction
Les renseignements sont conservés seulement pendant la période nécessaire aux finalités annoncées, aux obligations de preuve et aux exigences légales. Les données qui ne sont plus nécessaires sont détruites de façon sécuritaire ou anonymisées conformément aux règles applicables.
Mesures de sécurité
- Accès limités selon les responsabilités.
- Chiffrement des communications par HTTPS.
- Validation des formulaires et mesures contre les soumissions automatisées.
- Surveillance des incidents, sauvegardes et amélioration continue des pratiques.
Droits des personnes
Sous réserve des exceptions légales, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement ou des explications sur leur utilisation. Écrivez à direction@maisonfrancophoniehaiti.org en précisant votre demande et une méthode raisonnable de vérification d’identité.
Incidents et plaintes
Tout incident de confidentialité est évalué et documenté. Lorsqu’un risque de préjudice sérieux existe, les personnes et autorités concernées sont avisées conformément aux exigences applicables. Une plainte peut être adressée à la Direction, puis à l’autorité compétente si elle demeure non résolue.
Références officielles
Cette politique tient compte des orientations de la Commission d’accès à l’information du Québec et des principes canadiens de protection des renseignements personnels. Elle doit être revue lorsque les pratiques, fournisseurs ou exigences légales changent.